n8n Praxisbeispiel: Kontaktformular → CRM → Slack in 45 Minuten

Ausgangssituation: Ein kleines Dienstleistungsunternehmen hat ein Kontaktformular auf seiner Website. Eingehende Anfragen landen per E-Mail beim Chef — der muss sie manuell ins CRM (in diesem Fall Pipedrive) eintragen und das Team per E-Mail informieren. Das kostet täglich 15-20 Minuten und führt gelegentlich zu vergessenen Leads.

Die Lösung in n8n

n8n ist ein Open-Source-Automatisierungstool, das ich Self-Hosted auf einem kleinen VPS betreibe. Die Idee:

1. Formular sendet Daten per Webhook an n8n
2. n8n legt automatisch einen Lead in Pipedrive an
3. n8n sendet eine Benachrichtigung an einen Slack-Channel

Das klingt trivial — und das ist der Punkt. In n8n ist das tatsächlich trivial.

Schritt 1: Webhook einrichten

In n8n einen neuen Workflow anlegen, als Trigger-Node einen “Webhook” wählen. n8n gibt eine URL aus (z. B. https://n8n.deindomain.de/webhook/abc123). Diese URL trägt man im Formular-Plugin als Webhook-Ziel ein (bei den meisten WordPress-Formular-Plugins unter “Benachrichtigungen” oder “Aktionen”).

Testweise das Formular einmal ausfüllen → n8n zeigt die eingehenden Daten. Fertig.

Schritt 2: Lead in Pipedrive anlegen

Pipedrive hat eine offizielle n8n-Integration. API-Key aus Pipedrive holen, in n8n eintragen. Dann einen “Pipedrive — Create Person” Node hinzufügen und die Felder mappen:

• Name → Formularfeld “Name”
• E-Mail → Formularfeld “E-Mail”
• Telefon → Formularfeld “Telefon”

Danach einen “Pipedrive — Create Deal” Node: Person verknüpfen, Stage auf “Neu eingehend” setzen, Titel aus Betreff des Formulars.

Schritt 3: Slack-Benachrichtigung

Slack-Integration in n8n einrichten (OAuth, einmalig). Node “Slack — Send Message” hinzufügen. Nachricht zusammenbauen aus den Formular-Daten:

Neue Anfrage von {{ $json.name }}
E-Mail: {{ $json.email }}
Nachricht: {{ $json.message }}
→ Lead in Pipedrive: {{ $node["Create Deal"].json.id }}

Ergebnis

Der Workflow läuft seit 4 Monaten stabil. Die manuelle Nacharbeit ist weg, kein Lead geht verloren, das Team sieht neue Anfragen sofort. Der Kunde hat den n8n-Workflow inzwischen selbst erweitert: Wenn ein Lead in Pipedrive auf “Gewonnen” gesetzt wird, schickt n8n automatisch eine Willkommens-E-Mail.

Was n8n kostet

Self-Hosted: 0 € Lizenzkosten. Ein kleiner VPS (4 GB RAM, 2 vCPU) reicht für die meisten KMU-Workloads und kostet ca. 5-10 € pro Monat beim Hoster der Wahl. Oder n8n läuft direkt auf einem vorhandenen Server.